Если ваш руководитель высказал замечания по вашему действию, не впадайте в панику. Вместо этого, сосредоточьтесь на понимании сути замечания. Ключевой момент: не принимайте замечание на личный счёт, даже если оно будет звучать так. Попросите уточнить, в чём, по мнению руководителя, было допущено упущение. Проясните детали. Зачастую, недопонимание возникает именно из-за отсутствия чёткой коммуникации.
Представьте, вам задали вопрос о проделанной работе. Вместо того, чтобы сразу обороняться или оправдываться, спокойно выслушайте и задайте уточняющие вопросы, пока не поймете, с чем связана конкретная критика. Чёткое понимание проблемы – залог успешного разрешения ситуации. Примите во внимание мнение коллеги, даже если не согласны с ним. Постарайтесь понять позицию другого человека. Возможно, он видит ситуацию под другим углом.
Далее, предложите конкретные шаги по улучшению. Не просто соглашайтесь и обещайте исправиться. Покажите, что вы действительно усвоили сказанное и готовы исправить пробелы в работе. Приведите примеры пройденных задач и подготовьте решение, которое исправит проблему. Постройте конкретные предложения, сосредоточившись на действиях, которые вам под силу выполнить.
Не бойтесь просить обратную связь от опытного коллеги или наставника. Не стесняйтесь спросить совета. Чаще всего, у более опытного сотрудника есть ценные наблюдения. Зачастую, простые рекомендации могут помочь вам разобраться в проблемах и найти эффективные пути решения, избежать проблем в будущем.
В идеале, обсудите возникшую проблему с руководителем непосредственно. Сформулируйте аргументированные ответы, подкрепленные фактами и примерами. Это даст возможность продемонстрировать ваше понимание ситуации и готовность к дальнейшему сотрудничеству. Длительное молчание или уклончивые ответы в такой ситуации могут только усугубить ситуацию. Рассмотрите альтернативы, как можно улучшить результаты, и убедите руководителя, что вы приложите максимум усилий.
Как дать обратную связь, чтобы она помогла?
Фокусируйтесь на поведении, а не на личности. Вместо: «Вы плохо организованы», скажите: «Замечаю, что в последнее время сроки выполнения проектов сдвигаются. Давайте вместе проанализируем, что можно изменить, чтобы этого больше не случалось».
Приводите конкретные примеры. Не говорите: «Вы неэффективны». Приведите факты: «Вчера проект X был сдан с опозданием на 2 дня. Мы, например, обсуждали, что на этапе подготовки не хватило данных от отдела А. Это задержало работу на 3 часа.»
Избегайте оценочных суждений. Забудьте про: «Глупое решение». Говорите: «Вместо того, чтобы самостоятельно решать вопрос, как поступали раньше, предложить решить ситуацию общими силами с экспертами.»
Сформулируйте предложения по улучшению. Не просто укажите на проблему, предложите практическое решение: «Чтобы в будущем избежать подобных ситуаций, давайте ввести предварительную проверку данных от всех отделов до начала работы над проектом. Как вам такая идея?»
Укажите на выгоды. Не просто критикуйте, но и покажите, как изменение поведения улучшит результат для команды и организации. «Если мы сможем решить вопросы заблаговременно, весь отдел сократит сроки на 15%.»
Сделайте обратную связь двусторонним процессом. Не только говорите, но и слушайте. Задавайте вопросы: «Что, по вашему мнению, стало причиной задержки? Какие препятствия вы видите?».
Делайте паузу, прежде чем говорить. Не торопитесь. Обдумайте формулировки, чтобы ваши слова были понятны и конструктивны.
Не выносите проблему на показ. Дискутируйте проблему в формате “тетра-на-тетра”. По возможности, обсуждайте всё в спокойной обстановке, за закрытыми дверями.
Выберите нужный момент. Не нагружайте коллегу проблемами в самый неподходящий момент.
Формулирование замечаний: конкретика и фокус на действиях, а не на личности
Фокусируйтесь на наблюдаемом поведении. Вместо «Вы постоянно опаздываете», попробуйте: «Вчера вы опоздали на совещание на 20 минут. Это повлияло на расписание…»
Избегайте оценочных суждений. «Плохое» и «неправильное» – это плохо. Конкретизируйте, что именно вы заметили. Например: «При подготовке отчета вы опустили важные данные с презентации, из-за этого выводы были неполными.»
Делите замечание на отдельные аспекты. Не пытайтесь сразу всё «свалить» на одну проблему. Говорите по фактам: «Во время проекта вы дважды не выполнили запланированные сроки. В первый раз причиной задержки стали технические сложности, во второй – недостаточная координация с другими звеньями.»
Подкрепляйте замечание конкретными примерами. «В отчёте отсутствовала информация о маркетинговых аспектах, в частности, пропущенные цифры по ROI по последнему проекту.»
Укажите желаемые действия. Не ограничивайтесь критикой. Предложите решения. «В будущем, чтобы избежать опозданий, необходимо планировать своё время с учётом возможных задержек, а также предупреждать о них заранее.»
Концентрируйтесь на результате. Вместо «Вы плохо работаете с клиентами», скажите: «У вас были трудности в общении с клиентами на прошлой неделе, из-за чего заказы были аннулированы в два раза больше, чем обычно.»
Опишите последствия нежелательного поведения. «Невыполнение плана по продажам привело к тому, что мы не выполнили квартальный целевой показатель.»
Говорите на языке фактов и данных, а не эмоций. «Ваш отчёт показал значительное расхождение с планом, что привело к финансовым потерям в виде…»
Как получить отзыв и обернуть его в пользу?
Запросите обратную связь, не ожидая упрёков. Формулируйте свои запросы конкретно: «Какие аспекты моей задачи вы бы улучшили?» или «Что я могу сделать эффективнее в проекте X?».
Не отмахивайтесь от замечаний, рассматривайте их как рекомендации к действию. Если вам указали на нехватку ответственности, уточните, какие действия конкретно мешают. Например, «Как я могу лучше распределять задачи, чтобы укладываться в сроки?».
Разбейте проблему на составляющие. Если руководитель указывает на низкую продуктивность, выясните в чём именно заключается проблема. Это может быть плохая организация, недостаток навыков или проблемы с коммуникацией. Изучите, на сколько эта проблема зависит именно от вас. Проанализируйте, что вы можете контролировать и скорректировать, а что – нет.
Активно ищите решения. После обсуждения проблем с руководителем или коллегами, составьте план по развитию. Он должен содержать конкретные шаги по улучшению ситуации. Например, если вы не справляетесь с коммуникацией, проанализируйте свои коммуникативные шаблоны и найдите «узкое место». Затем составьте список конкретных действий (например, изучить новую книгу по коммуникации, записать 5 обратных звонков и тщательно подобрать слова).
Не бойтесь просить о поддержке. Если для освоения нового навыка, необходимы дополнительные ресурсы (время, обучение, инструменты), смело их запрашивайте. Направленный запрос на помощь – это показатель личной ответственности, а не слабости.
Отслеживайте свои успехи. Записывайте конкретные изменения и результаты, которые показывают ваше развитие. Это придаст вам уверенности и позволит увидеть, как ваши усилия дают практические плоды.